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Vor dem Hintergrund veränderter Kundenerwartungen bei Weiterbildungen wird aktuell diskutiert, ob und gegebenenfalls wie hybride Durchführungen von Präsenzschulungen umgesetzt werden können. Am Beispiel der Umsetzung der scil Academy werden wichtige Erfolgsfaktoren aufgezeigt.

Mit dem Zurückfahren (und hoffentlich auch bald dem Ende) der COVID-bedingten Einschränkungen stellt sich für Weiterbildungsanbieter u.a. die Frage, in welchen Formaten sie ihre Angebote künftig umsetzen wollen. Einerseits drängen viele Kund:innen / Teilnehmende darauf, wieder in direktem Kontakt zu sein und die Möglichkeiten für informellen Austausch zu nutzen, den Präsenzveranstaltungen bieten. Andererseits haben viele Kund:innen / Teilnehmende die Flexibilität und Effizienz schätzen gelernt, die synchrone Online-Durchführungen von Weiterbildungen bieten.
Wie sollen Weiterbildungsanbieter in dieser Situation ihr Angebot gestalten? Wieder konsequent auf Präsenz-Formate setzen? Weiterhin Online-Formate anbieten? Beide Formate anbieten? Den Spagat wagen und eine hybride Durchführung von Präsenzphasen im Rahmen von Blended Designs verfolgen?

Für uns (scil Academy) war schon vor der COVID-Pandemie klar, dass wir unser Angebot in Richtung einer hybriden Durchführung von Präsenzphasen weiterentwickeln wollen. “Hybrid” im Sinne von «sowohl als auch» – mit Teilnehmenden sowohl on site als auch on line. Denn wir wollen die Teilnahme an unseren Programmen und Modulen insbesondere für weiter entfernte Interessent:innen erleichtern. Wir hatten daher Anfang 2020 eine mobile Videokonferenz-Station beschafft, die wir aufgrund der Lockdowns aber erst jetzt richtig einsetzen konnten.

Dieser Beitrag skizziert unsere Rahmenbedingungen als Bildungsanbieter, das Blended Learning Design unserer Weiterbildungsmodule, das technische Setup für die Durchführung von hybriden Vertiefungsphasen und Aspekte der Prozessgestaltung. Abschliessend werden die damit verbundenen Herausforderungen und Erfolgsfaktoren zusammengefasst.

Da dieser Beitrag recht ausführlich ist, für eilige Leser:innen hier schon einmal das zusammenfassende Fazit:

Auch für entfernte Teilnehmende ist im Rahmen einer hybriden Durchführung von Präsenzphasen eine gute Weiterbildungserfahrung möglich. Dazu sind allerdings die nachfolgenden Erfolgsfaktoren zu beachten:

Programm- bzw. Modul-Management

Erwartungs- und Prozess-Management, insbesondere im Hinblick auf die maximal tragbare Anzahl von entfernten Teilnehmenden und die Priorisierung von diesbezüglichen Anfragen.

Trainer:innen / Lernbegleiter:innen

• Information aller Teilnehmenden im Hinblick auf die Umsetzung der hybriden Präsenzphase und gegebenenfalls erforderliche Vorbereitungen.
• Sicherheit im Einsatz von verschiedenen digitalen Werkzeugen, insbesondere
  • Virtual Classroom (VC) und
  • digitales Whiteboard.
• Einrichtung des Kursraums in Passung zu Zielen und Arbeitsformen für die Veranstaltung (z.B. „U“, „Oval“ oder „Inseln“ und passende Platzierung technischer Komponenten).
• Gezieltes Aktivieren von lokal versammelten und via VC zugeschalteten Teilnehmenden.
• Integrierende Prozessgestaltung und Moderation, idealerweise auch in den Pausen.
• Vorausdenken von Optionen für die Umsetzung von Aufträgen und Gruppenarbeiten, insbesondere im Hinblick auf die Einbindung von entfernten Teilnehmenden.

Teilnehmende (lokal & entfernt)

• Sicherheit im Einsatz von verschiedenen digitalen Werkzeugen, insbesondere
  • Virtual Classroom (VC) – insbesondere für Screen-Sharing
  • digitales Whiteboard – insbesondere für die Dokumentation von Arbeitsergebnissen.

Teilnehmende (entfernt) zusätzlich

• Fähigkeit, eine gute Arbeitsumgebung für sich selbst herzustellen.
• Hohe Motivation, Konzentrationsfähigkeit und Selbstdisziplin – insbesondere im Hinblick auf das „am Ball bleiben“ bei einer nicht immer optimalen Ton- und Bildübertragung.

Rahmenbedingungen

Die Umsetzung von Trainer-geführten Präsenzphasen in einem Hybrid-Modus mit lokal anwesenden UND entfernten Teilnehmenden muss sich an den Rahmenbedingungen des jeweiligen Bildungsanbieters orientieren. Und diese Rahmenbedingungen können sehr unterschiedlich sein – beispielsweise im Hinblick auf die Grösse der Kursgruppen, die verfügbaren Support-Strukturen oder die Medienkompetenzen der Teilnehmenden.

Die zentralen Rahmenbedingungen für die hybride Umsetzung von Präsenzphasen bei scil Academy sind die folgenden:

• An unseren Modulen können maximal 16 Personen teilnehmen, da wir einerseits grossen Wert auf Aktivierung, individuelle Begleitung und direktes Feedback legen und andererseits unsere Module auf einem Blended Design mit Trainer-geführten Online-Phasen basieren.
• Wir führen unsere Präsenzveranstaltungen an wechselnden Orten durch.
• Unsere (Programm-)Teilnehmenden sind (in der Regel) unser Blended Design gewohnt und bringen Erfahrungen in der Nutzung zentraler Werkzeuge (VC, digitales Whiteboard) mit. Sie sind darüber hinaus gewohnt, dass während der Präsenzphasen im physischen Kursraum eine begleitende Zoom-Schaltung mitläuft, um Screensharing von “Teilgebenden” schnell und einfach zu ermöglichen.

Vor diesem Hintergrund benötigen wir eine einfache und mobile Lösung für hybride Präsenzphasen im Sinne eines ‚extended Classroom‘ an wechselnden Orten. Die Lösung muss in wenigen Minuten auf- und abgebaut werden können.

Das Blended Learning Design der scil Weiterbildungsmodule

Die Module der scil Weiterbildungsprogramme (CAS Bildungsmanagement, CAS Digitale Bildung, DAS Digitale Transformation gestalten) umfassen jeweils 1 ECTS und ca. 30 Arbeitsstunden. Die meisten Module folgen einem gemeinsamen Grunddesign, das sich über acht Wochen erstreckt, vier Phasen beinhaltet und verschiedene Modalitäten integriert: angeleitetes Selbststudium, Trainer-geführte Präsenz, Trainer-geführte Online-Präsenz, angeleitete Auftragsbearbeitung (Transferauftrag), Abschlusskonferenz. Dieses Design ist darauf ausgerichtet, die Handlungskompetenzen der Teilnehmenden im jeweiligen Thema nachhaltig zu entwickeln. Mehr zu unserem Blended Design hier. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Anatomie unseres Blended Designs im Überblick.

Trainer-geführte Präsenzphase – hybrid

Das Durchführen von Trainer-geführten Präsenzphasen in einem Hybrid-Modus ist voraussetzungs- und anspruchsvoll. Dies betrifft (1) die technische Ausstattung, (2) die Kompetenzen der Trainer:innen bzw. Lernbegleiter:innen sowie (3) die Kompetenzen der Kursteilnehmenden.

(1) Technische Ausstattung

Unsere technische Ausstattung umfasst die folgenden Elemente:

• Logitech Meetup
  Konferenzkamera (Weitwinkel 120° Sichtfeld) mit Lautsprechereinheit und Zusatzmikrofon mit 6m Kabel (ca. CHF 1’000)
• HD-TV-Gerät
  ca. 40” Bildschirmgrösse (ca. CHF 300)
• Notebook / Tablet-Computer (1) für Webmeeting
  MS-Windows & Zoom-Client (ca. CHF 1’000)
• Transportkoffer
  rollfähig, mit Ausschäumungen (ca. CHF 500)
• Zubehör
  Mehrfach-Steckdose, Verlängerungskabel, Stativ für Mikrofon, Adapter-Stücke, etc.
• Notebook / Tablet-Computer (2) für Lernbegleiter:in
  (Präsentation bzw. Screensharing) (ca. CHF 1‘500)

(2) Kompetenzen der Trainer:innen bzw. Lernbegleiter:innen

Das Durchführen von Trainer-geführten Präsenzphasen in einem Hybrid-Modus erfordert auf Seiten der Trainer:innen bzw. Lernbegleiter:innen einiges an Vorüberlegung und Vorbereitung.

• Information der Teilnehmenden
  • Information zum Durchführungsmodus
  • Hinweise auf erforderliche Ausrüstung für Teilnehmende vor Ort, insbesondere Notebook mit Headset und aktuellem VC-Client (in unserem Fall Zoom); dies ermöglicht die Dokumentation von Arbeiten zu den Aufträgen im digitalen Whiteboard, Screen-Sharing und eine Teilnahme an Breakout-Groups mit entfernten Teilnehmenden.
  • Sicherstellen des Zugriffs auf Arbeitsmaterialien und insbesondere das digitale Whiteboard
    
• Konfiguration des physischen Kursraums
  Je nach Anzahl Teilnehmenden und geplanten Aktivitäten (z.B. Arbeit in stabilen Teilgrupen) bieten sich andere Grundkonfigurationen des Kursraums an (z.B. „U“, „Oval“, „Inseln“). Hier gilt es, die Videostation so zu platzieren, dass die entfernten Teilnehmenden
  • eine möglichst gute Tonübertragung haben
  • möglichst alle Teilnehmenden gleichzeitig sehen können und
  • möglichst gut im Blickfeld des bzw. der Moderator:in sind.
    
    Die folgende Skizze zeigt einige mögliche Konfigurationen auf. Der grössere Kreis repräsentiert jeweils den Bistro-Tisch, an dem der Trainer / Lernbegleiter stehend positioniert ist. Die Positionierung des kabelgebundenen Erweiterungsmikrofons ist durch den kleinen dunkelgrauen Kreis angedeutet.
    
    Logitech positioniert das Produkt „Meetup“ als Lösung für „kleine Konferenzräume“. Aus unserer Erfahrung ist die erreichte Audio-Qualität mit einem Erweiterungsmikrofon bis zu einer Stellfläche von Tischen / Stühlen für die Teilnehmenden von ca. 7.5×5.5 Metern ausreichend.

• Sicherheit im Einsatz der verwendeten digitalen Werkzeuge
  Zu diesen Werkzeugen gehören in unserem Fall insbesondere „Zoom“ als Lösung für Screensharing und Webmeeting sowie „Miro“ als digitales Whiteboard.
  
  Die entfernten Teilnehmenden sollten möglichst gut auf dem TV-Monitor zu sehen sein. Bei Zoom können (im Unterschied zu MS Teams) mehrere Videobilder gleichzeitig „angepinnt“ werden (vgl. Abbildung 2, links). Im Modus „Screensharing“ kann jedoch nur ein Videobild „angepinnt“ werden. Hier gilt es dann mit dem „Nebeneinandermodus“ zu arbeiten und die Darstellung der Videobilder der entfernten Teilnehmenden möglichst gross zu ziehen.
  
  Wir nutzen ein digitales Whiteboard (Miro) über den gesamten Verlauf eines achtwöchigen Moduls. Entsprechend gilt es, die Fläche für die verschiedenen Arbeitsphasen und Aktivitäten vorbereitend zu strukturieren und gegen versehentliches Verschieben bzw. Verändern durch die Teilnehmenden zu sichern („locking“ von Bereichen).

• Verständigung unter den Teilnehmenden sichern
  Für Trainer:innen / Lernbegleiter:innen ist es nicht einfach einzuschätzen, ob die eigene Stimme oder die Stimmen der Teilnehmenden vor Ort für die entfernten Teilnehmenden immer ausreichend gut zu verstehen sind. Insbesondere, weil manche Teilnehmende leise sprechen. Hier ist es sinnvoll, immer wieder einmal zu den entfernten Teilnehmenden zu schauen und diese auch explizit zu fragen, ob die Tonqualität ausreichend ist. Gegebenenfalls müssen Teilnehmende vor Ort (wiederholt) ermutigt werden, lauter zu sprechen. Gegebenenfalls müssen Teilnehmende vor Ort auch darauf hingewiesen werden, dass Geräusche (z.B. Blättern in Unterlagen, das Einschenken von Wassergläsern) durch Mikrofone sehr gut aufgenommen und übertragen werden können.
  
• Integrierende Moderation umsetzen
  In einem hybriden Kursraum bzw. einem ‚extended classroom‘ sind Trainer:innen / Lernbegleiter:innen besonders gefordert, bei ihrer Prozessgestaltung alle Teilnehmenden gut zu integrieren.
  
  Gut funktioniert hat hier beispielsweise, die Vorstellungsrunde mit einer entfernten Teilnehmerin zu beginnen und mit der anderen entfernten Teilnehmerin zu beenden. Um die Kontaktaufnahme zwischen den lokalen und entfernten Beteiligten noch besser zu unterstützen, werden wir in Zukunft darauf hinwirken, dass bei der Vorstellungsrunde die Gesichter der sich jeweils vorstellenden Personen für die Teilnehmenden am anderen Ort noch grösser sichtbar werden.
  
  Entfernte Teilnehmende können auch gezielt angesprochen und zu Beiträgen ermutigt werden – aber dosiert und nicht zu häufig. Gegebenenfalls müssen die Teilnehmenden vor Ort ermuntert werden, die Notizen zu ihren Arbeitsaufträgen tatsächlich auch auf dem digitalen Whiteboard zu teilen, da sich die entfernten Teilnehmenden sonst abgekoppelt fühlen können.
  
  Eine Herausforderung bleiben der (fehlende) informelle Austausch zwischen den Teilnehmenden und die Integration der entfernten Teilnehmenden in den Pausen. Hier müssen wir noch Lösungen finden – beispielsweise eine „Online-Kaffeepause“ am Nachmittag oder zusätzliche Tablets mit einem Stativ, damit entfernte Teilnehmende via Zoom-Schaltung gezielt angesprochen oder in die Pausen-Ecke mitgenommen werden können.
  
• Vorausdenken von Optionen für die Umsetzung von Aufträgen und Gruppenarbeiten, insbesondere im Hinblick auf die Integration von entfernten Teilnehmenden
  Im Rahmen unserer Weiterbildungsmodule ermutigen wir die Teilnehmenden immer wieder, die Arbeitsaufträge auch in Tandems oder Kleingruppen zu bearbeiten. Bei einer hybriden Durchführung von Präsenzphasen heisst dies, dass die Teilnehmenden unterschiedliche Arten von Tandems bzw. Gruppen bilden können:
  • Tandems / Gruppen von lokal präsenten Teilnehmenden,
  • Tandems / Gruppen von entfernten Teilnehmenden,
  • gemischte Tandems / Gruppen.
    
    Wenn sich lokal anwesende Teilnehmende an einer gemischten Arbeitsgruppe beteiligen wollen, benötigen sie zwingend ein Headset für die Tonübertragung. Zoom unterstützt die Gruppenbildung insofern gut, als die Option verfügbar ist, dass sich die Teilnehmenden selbst einem von verschiedenen Breakout-Rooms zuordnen und auch zwischen verschiedenen Breakout-Rooms wechseln können.
    
    In jedem Fall sollte für die Phase der Gruppenarbeit die Tonausgabe an der Videostation ausgeschaltet sein, damit es nicht zu Rückkoppelungseffekten kommt. Und für Trainer:innen / Lernbegleiter:innen kann es hilfreich sein, ein Smartphone als zusätzliches Gerät zu nutzen, um damit bei bei Bedarf bei entfernten Gruppen „vorbeizuschauen“. Mit dem Smartphone kann man sich viel einfacher in eine ruhige Ecke begeben und sich dann dort in die Breakout-Rooms einklinken. Es hat sich bewährt, mit der mobilen Zoom-App zunächst keine Audio-Verbindung herzustellen, damit Rückkoppelungen vermieden werden. Earplugs sind Pflicht.

• Erwartungs-Management
  Wir waren davon ausgegangen, dass die Option, auf Distanz an der Präsenzphase eines Moduls teilzunehmen, vor allem für weit entfernte Teilnehmende attraktiv ist. Aber die Präferenzen der Teilnehmenden sind einfach unterschiedlich – und wir müssen dies als Weiterbildungsanbieter zur Kenntnis nehmen. So hat sich, beispielsweise, ein Teilnehmer entschieden, neun Stunden Bahnfahrt (jeweils Hin- & Rückfahrt) für die Teilnahme in St.Gallen zu investieren, weil ihm die direkte Begegnung mit uns und den anderen Teilnehmenden sehr wichtig war. Andererseits hat sich eine Teilnehmerin, die gut zwei Stunden Reisezeit gehabt hätte (jeweils Hin- & Rückfahrt), für eine Teilnahme auf Distanz entschieden.
  
  Eine Aufgabe für Programm- und Kursleitungen besteht folglich darin, die Möglichkeit einer Teilnahme auf Distanz zu kanalisieren und die Erwartungen der Modul- und Programmteilnehmenden gegebenenfalls auch zurechtzurücken. Die Teilnahme auf Distanz muss rechtzeitig angekündigt werden und wir können bzw. wollen nur wenige Plätze dafür zur Verfügung stellen. Zum einen, damit die Teilnehmendengruppe vor Ort ausreichend gross ist und sich dort eine gute Interaktionsdynamik entfalten kann. Zum anderen, weil wir davon ausgehen, dass wir mit unserer aktuellen Ausstattung nur mit bis zu zwei entfernten Teilnehmenden eine gute Telepräsenz im physischen Kursraum sicherstellen können (vgl. Abbildung 2, oben). Gleichzeitig scheint es für entfernte Teilnehmende angenehmer zu sein, wenn sie nicht alleine auf Distanz dabei sind, sondern zu zweit oder in einer kleinen Gruppe.

(3) Kompetenzen der Kursteilnehmenden (lokal und entfernt)

• Medienkompetenz
  Wir könnten die hybride Durchführung von Präsenzphasen nicht umsetzen, wenn nicht unsere Programm- bzw. Modul-Teilnehmenden in den letzten Monaten und Jahren sukzessive Sicherheit im Umgang mit den verschiedenen Applikationen (moodle, Zoom, Miro, etc.) aufgebaut hätten. Für neue Teilnehmende bzw. Teilnehmende, die nur einzelne Module bei uns buchen, ist dieses Setting häufig ungewohnt und tendenziell auch herausfordernd. Wir begegnen dem, indem wir bei der Nutzung der verschiedenen Applikationen unterstützen – über Onboarding-Termine ebenso wie über Webseiten mit entsprechenden Hinweisen.
  
  Entfernte Teilnehmende müssen zudem in der Lage sein, eine gute Arbeitsumgebung für sich selbst herzustellen. Dazu können beispielsweise Möglichkeiten des Haltungswechsels zählen (z.B. an einem Hochtisch abwechselnd sitzen und stehen). Dazu gehört auch, dass mindestens zwei Bildschirme verfügbar sind. Denn für die entfernten Teilnehmenden sind mindestens drei Inhalte wichtig: 1) das Videobild des Kursraums mit allen Teilnehmenden; 2) das Arbeitsheft zum Modul (als Ausdruck oder als digitales Dokument am Bildschirm); 3) das gemeinsam genutzte digitale Whiteboard (vgl. Abbildung 5).

• Motivation, Konzentrationsfähigkeit und Selbstdisziplin
  Auch wenn für die auf Distanz teilnehmenden Personen die Gesamtbilanz von Aufwand (z.B. keine Anreise) und wahrgenommenem Nutzen (v.a. Lernerfolg) positiv ausfällt – die Teilnahme an einer Tages-Präsenzveranstaltung auf Distanz ist (zumindest in unserem Setting) anstrengender als die Teilnahme vor Ort: das Geschehen vor Ort ist weniger transparent, Mimik und Gestik von anwesenden Personen bleiben z.T. unklar und manche Sprechbeiträge sind leise / schwer zu verstehen. Personen, die auf Distanz teilnehmen, brauchen also eine Portion Motivation, Konzentrationsfähigkeit und Selbstdisziplin, damit sie auch bei dieser Form der Beteiligung ihre Lern- bzw. Entwicklungsziele erreichen.

Fazit: Erfolgsfaktoren für Trainer-geführte, hybride Präsenzphasen

Wir können für uns selbst festhalten, dass wir den entfernten Teilnehmenden mit der hybriden Durchführung von Präsenzphasen eine gute Weiterbildungserfahrung ermöglichen können.

Eine Teilnehmerin hat dies wie folgt kommentiert:

Zunächst möchte ich sagen, dass ich sehr dankbar über die Möglichkeit war, online am Modul teilzunehmen und ich war mir im Klaren, dass ich als virtueller Teilnehmer in einem hybriden Setting mit Einschränkungen zu rechnen habe. Für mich war es eine Entscheidung für die Einschränkungen und gegen 4 Stunden Berufsverkehr. Ausserdem habe ich noch nicht meine 2. Impfung bekommen. Um mein Resümee gleich vorweg zu nehmen: Ich hatte das Gefühl alle Inhalte des Tages sehr gut mitbekommen zu haben und es wurde sehr darauf geachtet uns gut einzubinden und eine gute Teilnahme zu ermöglichen. (…) Also ich würde jederzeit wieder online an einem hybriden Modul teilnehmen.

Modulteilnehmerin

Aber, wie eingangs bereits gesagt: die Umsetzung von Trainer-geführten Präsenzphasen in einem Hybrid-Modus muss sich an den jeweiligen Rahmenbedingungen orientieren. Und diese können unterschiedlich sein. Im Folgenden dennoch der Versuch, unsere eigenen Erfahrungen zu verallgemeinern und Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Trainer-geführten, hybriden Präsenzphasen zu formulieren.

Programm- bzw. Modul-Management

Erwartungs- und Prozess-Management, insbesondere im Hinblick auf die maximal mögliche Anzahl von entfernten Teilnehmenden und die Priorisierung von diesbezüglichen Anfragen.

Trainer:innen / Lernbegleiter:innen

• Information aller Teilnehmenden im Hinblick auf die Umsetzung der hybriden Präsenzphase und gegebenenfalls erforderliche Vorbereitungen.
• Sicherheit im Einsatz von verschiedenen digitalen Werkzeugen, insbesondere
  • Virtual Classroom (VC) und
  • digitales Whiteboard.
• Einrichtung des Kursraums in Passung zu Zielen und Arbeitsformen für die Veranstaltung (z.B. „U“, „Oval“ oder „Inseln“ und passende Platzierung technischer Komponenten).
• Gezieltes Aktivieren von lokal versammelten und via VC zugeschalteten Teilnehmenden. Gegebenenfalls auch gezieltes Durchmischen von Teilnehmenden lokal und remote für Arbeitsphasen.
• Integrierende Prozessgestaltung und Moderation, idealerweise auch in den Pausen.
• Vorausdenken von Optionen für die Umsetzung von Aufträgen und Gruppenarbeiten, insbesondere im Hinblick auf die Einbindung von entfernten Teilnehmenden.

Teilnehmende (lokal & entfernt)

• Sicherheit im Einsatz von verschiedenen digitalen Werkzeugen, insbesondere
  • Virtual Classroom (VC) – insbesondere für Screen-Sharing
  • digitales Whiteboard – insbesondere für die Dokumentation von Arbeitsergebnissen.

Teilnehmende (entfernt) zusätzlich

• Fähigkeit, eine gute Arbeitsumgebung für sich selbst herzustellen.
• Hohe Motivation, Konzentrationsfähigkeit und Selbstdisziplin – insbesondere im Hinblick auf das „am Ball bleiben“ bei einer nicht immer optimalen Ton- und Bildübertragung.

Wir bedanken uns bei Anna Gilbers und Ute Reichert für die Möglichkeit, eines ausführlichen Debriefings nach der hybriden Präsenzphase und für ihre konstruktiven Beiträge zur Weiterentwicklung des Settings.